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martes, 28 de agosto de 2012

Mas sobre exactitud de inventarios

Cuando nos referimos a la exactitud de inventarios, en realidad nos estamos refiriendo a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo físico de los productos, entre otras causas.

Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situación real de las existencias, se ha creado un índice denominado “exactitud de inventarios”. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente:


No. de Renglones Exactos
EI=------------------------------- x 100
No de Renglones Contados


Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De está forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice.

4) Procedimiento de cálculo de la Exactitud de Inventarios

Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina “renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.

En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón.
Así, mientras mas importante es un ítem para la organización, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.

Veamos un ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 500 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 3% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 490 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 3% de 500 unidades (valor en registro). Este valor es 15 unidades, el rango se conforma, sumando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (500+15=515) y restando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (500-15=485)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 490 se encuentra en dentro del rango determinado.

Veamos otro ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 300 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 2% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 290 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 2% de 300 unidades (valor en registro). Este valor es 6 unidades, el rango se conforma, sumando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (300+6=306) y restando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (300-6=294)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra en fuera del rango determinado.

Así, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los ítems evaluados en el conteo cíclico si son exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la fórmula dada anteriormente.

Exactitud de los Inventarios

Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo físico real; la exactitud de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. Compañías como Wall-Mart saben que la exactitud de los inventarios es muy importante y dedican gran esfuerzo a conseguirla. La interrogante sería: ¿que grado de error es aceptable?

Si el registro muestra un saldo de 683 en el caso de la parte x, pero el cómputo real muestra 652. ¿todavía  esta dentro de lo razonable? Suponga que el cómputo real arroja 750,67 bienes más que en el registro, ¿este resultado  es mejor que el otro?.  

El sistema entero de producción  debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que indican los registros y las que  realmente hay en el inventario.

Los registros y el inventario podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias están en un espacio abierto, los artículos pueden ser tomados para efectos legítimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercancía legítimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento.

En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses después . Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su registro se podría perder o  el registro de su ubicación podría estar equivocado. En ocasiones las órdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han llegado jamás.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el registro. Para  conseguir  que el sistema de producción fluya ininterrumpidamente sin que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos.

¿Cómo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al día? La primera regla sería teniendo el almacén cerrado con llave. Si solo el personal del almacén tiene acceso y si una de las medidas para la evaluación del desempeño de este personal y los aumentos de sueldo por méritos es la exactitud de los registros, entonces tendrán una fuerte motivación para observar las reglas.

Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacén cerrado con llave o la planta de producción, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es transmitir   a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que ayudarán con esta actividad. ( todo lo anterior resumiría en lo siguiente: coloque alrededor del área del almacén una barda  que suba hasta el techo de modo que los trabajadores no la puedan saltar para  sacar partes; ponga un  candado en la puerta y déle la llave a una sola persona. Nadie puede sacar partes sin que la transacción sea autorizada y registrada.)

Otra forma de garantizar la exactitud sería contar  el inventario con frecuencia y ajustar el resultado con los registros. Un método usado con frecuencia son los conteos cíclicos.

Los conteos cíclicos constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.

En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios están computarizados. Podemos programar la computadora para que genere  un aviso de conteo cíclico en los casos siguientes:
1.- Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)
2.- Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado acumulado ( lo cual indica una discrepancia).
3.- Después de un nivel especificado de actividad.
4.-Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo ( como en el sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:

USO ANUAL EN DÓLARES
PERÍODO ENTRE REVISIONES
$10 000     O  más
30 días o menos
$3 000-$ 10 000
45 días o menos
$250- 3 000
90 días o menos
Menos de $250
180 días o menos.

El momento más fácil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el almacén o en la planta de producción. Esto significa los fines de semana o durante el segundo o tercer turnos, cuando el local está menos activo. De no ser posible lo anterior, se requerirá asentar y separar los bienes con más cuidado para contar el inventario mientras la producción está en marcha y hay transacciones en proceso.

El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que acudan a contar el inventario. Otras empresas más  usan contadores de tiempo completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver las diferencias con los registros. Si bien este último método parecería muy caro, muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres semanas por vacaciones anuales.

La cuestión del porcentaje  de error entre el inventario físico y los registros que puede ser tolerable ha sido motivo de muchos debates. Hay compañías que luchan por lograr una exactitud de 100 por ciento, mientras que  otras aceptan 1, 2 o 3 por ciento de error. El nivel de exactitud que recomiendan los expertos es ± 0.2 por ciento para los artículos A, ±1% para los artículos B y  ± 5% para los artículos C.

Sin importar el porcentaje de exactitud que se elija, el punto esencial consiste en seleccionar un nivel lo suficientemente  confiable como para contar con existencias de reserva que sirvan de colchón. La exactitud es importante para que el proceso de producción funcione sin interrupciones, de manera que las órdenes de los clientes puedan ser procesadas y programadas en lugar de permanecer detenidas a causa de una escasez de partes.

Bibliografía

Chase, Richard B. Administración de la producción y operaciones para una ventaja competitiva. 10ma edicicón. Editorial Mc. Graw Hill. México 2005. pp.628 – 630.


       

domingo, 26 de agosto de 2012

Actualmente las empresas entran en inconvenientes para operar regularmente, en esta oportunidad hare mención basicamente al tema inventarios. El inventario desde hace decadas ha representado para las compañias una inversión, la cual puede ser util, pero tambien un carma, porque de no tener rotacion y no convertirse de una manera rapida en dinero recuperado, representa el comienzo de un gran problema. La permanencia de la empresa en el mercado. Como contrarrestar esto? Aca van algunas sugerencias: 1.-Problemas en LogisticaDeterminar para cada material con precisión cual es el tiempo de entrega prmedio en cada material. 2.-Mantener como inventario minimo el equivalente al consumo de cada material durante el tiempo de entrega de cada material mas el tiempo que dure el tramite de pedirlo al proveedor. 3.-Apicar la técnica de conteo ciclico, adicional a llevar el indicador de exactitud de inventario. Teniendo en cuenta que lo critico es el nivel de ajustes en moneda mas que la cantidad a ajustar. Vale mas que ajustes menos de 200 US$ al mes que hablemos de miles de unidades de ajuste. 4.-Piense en un sistema de reabastecimiento por señales de colores, más que en un algoritmo complejo que solo manejan ingenieros. Mc Donalds utilizan marcas para indicar a los prepradores cuando deben reponer sus productos, igual haga con sus materiales. 5-En función a lo anterior defina como punto rojo, el inventario minimo, al cual nunca debe permitir llegar, porque puede producir una parada de planta. El nivel amarillo es el punto de inventario donde debe pedir para no llegar al punto rojo. El punto verde es donde ud tiene un nivel de inventario donde debe operar normalmente. Como debe definir los niveles de inventario? Haga un equipo de trabajo entre su Gerente de Logistica, Gerente de Finanzas, Gerente de Mercadeo y Ventas, acordando por familia de productos que deben tener en cada nivel de inventario: rojo, amarillo, verde. Despues de hacer eso, haga lo mismo con los materiales que conforman esos productos. Mas detalles en mi proxima entrega