Para
determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situación real
de las existencias, se ha creado un índice denominado “exactitud de
inventarios”. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente:
No. de Renglones Exactos
EI=------------------------------- x 100
No de Renglones Contados
Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De está forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice.
4) Procedimiento de cálculo de la Exactitud de Inventarios
Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina “renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.
En
otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su
valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores
de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la
tolerancia asignado a cada renglón.
Así, mientras mas importante es un ítem para la organización, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.
Así, mientras mas importante es un ítem para la organización, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.
Veamos un ejemplo:
Suponga
que el registro del sistema de información señala que hay en existencia
500 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para
este ítem es del 3% y que durante un conteo cíclico se determinó que en
realidad hay en existencia 490 unidades del producto. Veamos si este
renglón se considera exacto.
Lo
primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera
que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la
tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso
debemos hallar el 3% de 500 unidades (valor en registro). Este valor es
15 unidades, el rango se conforma, sumando 15 unidades al valor del
registro para obtener el límite superior del rango (500+15=515) y
restando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite
inferior del rango (500-15=485)
Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 490 se encuentra en dentro del rango determinado.
Veamos otro ejemplo:
Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 490 se encuentra en dentro del rango determinado.
Veamos otro ejemplo:
Suponga
que el registro del sistema de información señala que hay en existencia
300 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para
este ítem es del 2% y que durante un conteo cíclico se determinó que en
realidad hay en existencia 290 unidades del producto. Veamos si este
renglón se considera exacto.
Lo
primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera
que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la
tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso
debemos hallar el 2% de 300 unidades (valor en registro). Este valor es 6
unidades, el rango se conforma, sumando 6 unidades al valor del
registro para obtener el límite superior del rango (300+6=306) y
restando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite
inferior del rango (300-6=294)
Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra en fuera del rango determinado.
Así, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los ítems evaluados en el conteo cíclico si son exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la fórmula dada anteriormente.
Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra en fuera del rango determinado.
Así, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los ítems evaluados en el conteo cíclico si son exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la fórmula dada anteriormente.