Definir niveles de Inventario en la empresa

Es suficiente con reunirse con el staff de Gerentes de la Empresa, para definir los niveles maximos y minimos de cada producto, material, componente.? La respuesta contundente es no. Porque? Por que no se tiene toda la visión del problema de los inventarios solo conversando con los Gerentes, es necesario evaluar el mercado donde se mueve el producto en cuestión. Asi que el analista debe evaluar en el mercado cual es el valor del producto o material a evaluar, además debe combinar esa información con la rotación de material en cuestión. Esto con la intención de que se balancee el nivel de inventario con la rotación del material. Por ejemplo no es critico mantener 120 dias de inventario con un material que se mueve con rotación de al menos 5 veces al año. Es clave por supuesto evaluar el costo, de acuerdo a esto se balancearía mejor la decisión cuando se va a decidir por ejemplo sobre un material que tiene una rotación de 6 veces al año y su costo es de 300 US$ por unidad. De esa manera se sintetiza una solución basada en situación logistica, mercadeo y financiera. Para más información contacteme al correo: rafaelsimonkeller@gmail.com; pin: 22127F16 o por @kellersimon

Como hacer el programa de Conteo Ciclico

Primero debemos aclarar que cada empresa debe determinar cuantos codigos puede contar en un día, siendo que dichos conteos abarquen hasta la conciliación contra libros, es decir no solo el conteo, sino la comparación contra libros, estbalecer las diferencias y las causas por las cuales existen esas diferencias.

Llamemos ese número de codigos también denominados S.K:U (stock, keeping, unit). N.

Pues bien, utilizando las herramientas que dispongamos en la Compañía donde trabajemos, bajemos el maestro de materiales, productos, etc. Agrupemos esos materiales utilizando una hoja de calculo por descripcion. Con la ayuda de los expertos de La Compañía: la gente que trabaja en inventario, costos, etc. Asignemos una letra o nombre a esos materiales, productos que tienen caracteristicas similares.

Una vez determinado eso tendremos un numero determinado de familias, digamos que ese numero es F.

Imaginemos que el numero total de materiales a contar del gran maestro de materiales es M.

Simplemente con dividir M/N sabremos cuantos dias habiles necesitaremos para contar todos los materiales.

Ahora debemos aclarar que no todos los materiales son igual de importantes para la empresa, por lo que debemos consultar con la dirección de La Empresa, cuales son esos materiales, digamos que esos materiales se subdividen asi: Tipo A representan el 70% del consumo valorizado anual, B, el 20% del consumo valorizado y C el 10% restante. Asi mismo digamos que el total de materiales tipo A es NA, el de B NB y c NC.

Entonces NA/N, NB/N, NC/N nos dirá respectivamente para cada tipo de materiales cuantos dias habiles para cada tipo de material nos tomara contar todo el espectro de esos materiales, lo cierto es que M/N es igual a (NA+NB+NC)/N.

Ahora debemos saber cuantos habiles disponemos en el año que normalmente son 52 semanas o el equivalente a 260 dias, de eso debemos restar feriados digamos FER, nos queda que el total de dias disponibles es 260-FER.

Bien con eso en mente establecemos los ciclos para cada tipo de material, es decir cuantas veces al año contaremos cada tipo de material, por ejemplo para los tipo A; (NA/N)/(260-FER), para B (NB/N)/(260-FER) y C (NC/N)/(260-FER).

De acuerdo a ello resultara que los materiales que mas veces se contarán son los tipo A y B.

Aproximadamente el 70% de las veces se estará contando materiales tipo A, el 20% aproximadamente los B y el resto los C.

Es clave que al finalizar cada dia despues de cada conteo se establezca la exactitud del dia. Eso se calcula dividiendo el nro de codigos exactos entre el numero total de codigos *100%.

También es recomendable establecer un indicador de ajuste en dolares. Definiendo lo siguiente previamente:

1. El faltante sera cuando la existencia en libros supere el fisico, se hace haciendo la resta del inventario en libros menos el fisico. Lo cual resultara algebraicamente en positivo siempre.
2. El sobrante es al contrario, cuando el inventario en libros es menor al fisico. Se determina restando el inventario en libros menos el fisico, siendo el resultado siempre negativo.

Esas diferencias contra libros deben costearse, dependiendo del metodo de costo que use La Compañía.

La recomendación es que en unidades la exactitud supere el 99.3% y que el nivel de ajuste en dolares respecto al total del costo de los  materiales contados en el dia, no supere el 0.5%. Tambien para evaluar el ajuste en dolares las Compañías fijan un monto anual, el cual dividido por 12, luego por 30, nos daria idea de cuanto es lo menos que podemos permitirnos ajustar por día.

Lo cierto pues es que haciendo esto diario y teniendo una disciplina de contar por familia, cuando se vaya a ejecutar un inventario general, muy seguro encontraremos pocas diferencias, entonces porque no abolir el conteo general que es muy costoso, tenemos que parar labores para ejecutarlo, además de evitar un costo altisimo de traer auditores costosos por varios dias a La Empresa.

Mas información en mi proxima entrega.

Saludos

Rafael Keller
Ing Industrial C.I.V 79611

Como establecer un programa de conteo ciclico y para que hacer eso?

El problema de mantener precision en las existencias. Es decir que el conteo fisico sea igual que lo registrado en libros es un problema muy antiguo.

Las empresas hacen inventarios generales y piensan que asi resuelven el problema.

No es cierto, porque?

Cuando haces un inventario total, la probabilidad de error es alta, porque pones a una gran cantidad de personas a contar todo, muchas de ellas no conocen bien los materiales o productos y cuentan aquello por salir del paso.

Además el tiempo para hacer todo el conteo sumado a la presión de reiniciar las labores operativas, suma un factor que incrementa la posibilidad de errores.

Entonces que hacer?

Lo mejor es partir el maestro de materiales, productos por familias y diariamente contar. 

Se debe hacer un corte y contar siguiendo un programa riguroso.

En mi proxima entrega les cuento como hacer el programa, como separar esa gran cantidad de materiales po familia, además de mas detalles de interes.

Mas sobre exactitud de inventarios

Cuando nos referimos a la exactitud de inventarios, en realidad nos estamos refiriendo a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo físico de los productos, entre otras causas.

Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situación real de las existencias, se ha creado un índice denominado “exactitud de inventarios”. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente:

No. de Renglones Exactos
EI=------------------------------- x 100
No de Renglones Contados


Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De está forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice.

4) Procedimiento de cálculo de la Exactitud de Inventarios

Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina “renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.

En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón.
Así, mientras mas importante es un ítem para la organización, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.

Veamos un ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 500 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 3% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 490 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 3% de 500 unidades (valor en registro). Este valor es 15 unidades, el rango se conforma, sumando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (500+15=515) y restando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (500-15=485)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 490 se encuentra en dentro del rango determinado.

Veamos otro ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 300 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 2% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 290 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 2% de 300 unidades (valor en registro). Este valor es 6 unidades, el rango se conforma, sumando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (300+6=306) y restando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (300-6=294)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra en fuera del rango determinado.

Así, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los ítems evaluados en el conteo cíclico si son exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la fórmula dada anteriormente.

Publicado por Instituto Dominicano de Logistica en 08:05

Exactitud de los Inventarios

Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo físico real; la exactitud de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. Compañías como Wall-Mart saben que la exactitud de los inventarios es muy importante y dedican gran esfuerzo a conseguirla. La interrogante sería: ¿que grado de error es aceptable?

Si el registro muestra un saldo de 683 en el caso de la parte x, pero el cómputo real muestra 652. ¿todavía  esta dentro de lo razonable? Suponga que el cómputo real arroja 750,67 bienes más que en el registro, ¿este resultado  es mejor que el otro?.  

El sistema entero de producción  debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que indican los registros y las que  realmente hay en el inventario.

Los registros y el inventario podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias están en un espacio abierto, los artículos pueden ser tomados para efectos legítimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercancía legítimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento.

En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses después . Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su registro se podría perder o  el registro de su ubicación podría estar equivocado. En ocasiones las órdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han llegado jamás.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el registro. Para  conseguir  que el sistema de producción fluya ininterrumpidamente sin que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos.

¿Cómo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al día? La primera regla sería teniendo el almacén cerrado con llave. Si solo el personal del almacén tiene acceso y si una de las medidas para la evaluación del desempeño de este personal y los aumentos de sueldo por méritos es la exactitud de los registros, entonces tendrán una fuerte motivación para observar las reglas.

Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacén cerrado con llave o la planta de producción, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es transmitir   a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que ayudarán con esta actividad. ( todo lo anterior resumiría en lo siguiente: coloque alrededor del área del almacén una barda  que suba hasta el techo de modo que los trabajadores no la puedan saltar para  sacar partes; ponga un  candado en la puerta y déle la llave a una sola persona. Nadie puede sacar partes sin que la transacción sea autorizada y registrada.)

Otra forma de garantizar la exactitud sería contar  el inventario con frecuencia y ajustar el resultado con los registros. Un método usado con frecuencia son los conteos cíclicos.

Los conteos cíclicos constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año. La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo.

En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios están computarizados. Podemos programar la computadora para que genere  un aviso de conteo cíclico en los casos siguientes:

1.- Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)

2.- Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado acumulado ( lo cual indica una discrepancia).

3.- Después de un nivel especificado de actividad.

4.-Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo ( como en el sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:

USO ANUAL EN DÓLARES	PERÍODO ENTRE REVISIONES
$10 000     O  más	30 días o menos
$3 000-$ 10 000	45 días o menos
$250- 3 000	90 días o menos
Menos de $250	180 días o menos.

El momento más fácil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el almacén o en la planta de producción. Esto significa los fines de semana o durante el segundo o tercer turnos, cuando el local está menos activo. De no ser posible lo anterior, se requerirá asentar y separar los bienes con más cuidado para contar el inventario mientras la producción está en marcha y hay transacciones en proceso.

El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que acudan a contar el inventario. Otras empresas más  usan contadores de tiempo completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver las diferencias con los registros. Si bien este último método parecería muy caro, muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres semanas por vacaciones anuales.

La cuestión del porcentaje  de error entre el inventario físico y los registros que puede ser tolerable ha sido motivo de muchos debates. Hay compañías que luchan por lograr una exactitud de 100 por ciento, mientras que  otras aceptan 1, 2 o 3 por ciento de error. El nivel de exactitud que recomiendan los expertos es ± 0.2 por ciento para los artículos A, ±1% para los artículos B y  ± 5% para los artículos C.

Sin importar el porcentaje de exactitud que se elija, el punto esencial consiste en seleccionar un nivel lo suficientemente  confiable como para contar con existencias de reserva que sirvan de colchón. La exactitud es importante para que el proceso de producción funcione sin interrupciones, de manera que las órdenes de los clientes puedan ser procesadas y programadas en lugar de permanecer detenidas a causa de una escasez de partes.

Bibliografía

Chase, Richard B. Administración de la producción y operaciones para una ventaja competitiva. 10ma edicicón. Editorial Mc. Graw Hill. México 2005. pp.628 – 630.

       

El actual problema de Inventario en Venezuela

Actualmente las empresas entran en inconvenientes para operar regularmente, en esta oportunidad hare mención basicamente al tema inventarios. El inventario desde hace decadas ha representado para las compañias una inversión, la cual puede ser util, pero tambien un carma, porque de no tener rotacion y no convertirse de una manera rapida en dinero recuperado, representa el comienzo de un gran problema. La permanencia de la empresa en el mercado. Como contrarrestar esto? Aca van algunas sugerencias: 1.-Problemas en LogisticaDeterminar para cada material con precisión cual es el tiempo de entrega prmedio en cada material. 2.-Mantener como inventario minimo el equivalente al consumo de cada material durante el tiempo de entrega de cada material mas el tiempo que dure el tramite de pedirlo al proveedor. 3.-Apicar la técnica de conteo ciclico, adicional a llevar el indicador de exactitud de inventario. Teniendo en cuenta que lo critico es el nivel de ajustes en moneda mas que la cantidad a ajustar. Vale mas que ajustes menos de 200 US$ al mes que hablemos de miles de unidades de ajuste. 4.-Piense en un sistema de reabastecimiento por señales de colores, más que en un algoritmo complejo que solo manejan ingenieros. Mc Donalds utilizan marcas para indicar a los prepradores cuando deben reponer sus productos, igual haga con sus materiales. 5-En función a lo anterior defina como punto rojo, el inventario minimo, al cual nunca debe permitir llegar, porque puede producir una parada de planta. El nivel amarillo es el punto de inventario donde debe pedir para no llegar al punto rojo. El punto verde es donde ud tiene un nivel de inventario donde debe operar normalmente. Como debe definir los niveles de inventario? Haga un equipo de trabajo entre su Gerente de Logistica, Gerente de Finanzas, Gerente de Mercadeo y Ventas, acordando por familia de productos que deben tener en cada nivel de inventario: rojo, amarillo, verde. Despues de hacer eso, haga lo mismo con los materiales que conforman esos productos. Mas detalles en mi proxima entrega