Primero debemos aclarar que cada empresa debe determinar cuantos codigos puede contar en un día, siendo que dichos conteos abarquen hasta la conciliación contra libros, es decir no solo el conteo, sino la comparación contra libros, estbalecer las diferencias y las causas por las cuales existen esas diferencias.
Llamemos ese número de codigos también denominados S.K:U (stock, keeping, unit). N.
Pues bien, utilizando las herramientas que dispongamos en la Compañía donde trabajemos, bajemos el maestro de materiales, productos, etc. Agrupemos esos materiales utilizando una hoja de calculo por descripcion. Con la ayuda de los expertos de La Compañía: la gente que trabaja en inventario, costos, etc. Asignemos una letra o nombre a esos materiales, productos que tienen caracteristicas similares.
Una vez determinado eso tendremos un numero determinado de familias, digamos que ese numero es F.
Imaginemos que el numero total de materiales a contar del gran maestro de materiales es M.
Simplemente con dividir M/N sabremos cuantos dias habiles necesitaremos para contar todos los materiales.
Ahora debemos aclarar que no todos los materiales son igual de importantes para la empresa, por lo que debemos consultar con la dirección de La Empresa, cuales son esos materiales, digamos que esos materiales se subdividen asi: Tipo A representan el 70% del consumo valorizado anual, B, el 20% del consumo valorizado y C el 10% restante. Asi mismo digamos que el total de materiales tipo A es NA, el de B NB y c NC.
Entonces NA/N, NB/N, NC/N nos dirá respectivamente para cada tipo de materiales cuantos dias habiles para cada tipo de material nos tomara contar todo el espectro de esos materiales, lo cierto es que M/N es igual a (NA+NB+NC)/N.
Ahora debemos saber cuantos habiles disponemos en el año que normalmente son 52 semanas o el equivalente a 260 dias, de eso debemos restar feriados digamos FER, nos queda que el total de dias disponibles es 260-FER.
Bien con eso en mente establecemos los ciclos para cada tipo de material, es decir cuantas veces al año contaremos cada tipo de material, por ejemplo para los tipo A; (NA/N)/(260-FER), para B (NB/N)/(260-FER) y C (NC/N)/(260-FER).
De acuerdo a ello resultara que los materiales que mas veces se contarán son los tipo A y B.
Aproximadamente el 70% de las veces se estará contando materiales tipo A, el 20% aproximadamente los B y el resto los C.
Es clave que al finalizar cada dia despues de cada conteo se establezca la exactitud del dia. Eso se calcula dividiendo el nro de codigos exactos entre el numero total de codigos *100%.
También es recomendable establecer un indicador de ajuste en dolares. Definiendo lo siguiente previamente:
La recomendación es que en unidades la exactitud supere el 99.3% y que el nivel de ajuste en dolares respecto al total del costo de los materiales contados en el dia, no supere el 0.5%. Tambien para evaluar el ajuste en dolares las Compañías fijan un monto anual, el cual dividido por 12, luego por 30, nos daria idea de cuanto es lo menos que podemos permitirnos ajustar por día.
Lo cierto pues es que haciendo esto diario y teniendo una disciplina de contar por familia, cuando se vaya a ejecutar un inventario general, muy seguro encontraremos pocas diferencias, entonces porque no abolir el conteo general que es muy costoso, tenemos que parar labores para ejecutarlo, además de evitar un costo altisimo de traer auditores costosos por varios dias a La Empresa.
Mas información en mi proxima entrega.
Saludos
Rafael Keller
Ing Industrial C.I.V 79611
Una vez determinado eso tendremos un numero determinado de familias, digamos que ese numero es F.
Imaginemos que el numero total de materiales a contar del gran maestro de materiales es M.
Simplemente con dividir M/N sabremos cuantos dias habiles necesitaremos para contar todos los materiales.
Ahora debemos aclarar que no todos los materiales son igual de importantes para la empresa, por lo que debemos consultar con la dirección de La Empresa, cuales son esos materiales, digamos que esos materiales se subdividen asi: Tipo A representan el 70% del consumo valorizado anual, B, el 20% del consumo valorizado y C el 10% restante. Asi mismo digamos que el total de materiales tipo A es NA, el de B NB y c NC.
Entonces NA/N, NB/N, NC/N nos dirá respectivamente para cada tipo de materiales cuantos dias habiles para cada tipo de material nos tomara contar todo el espectro de esos materiales, lo cierto es que M/N es igual a (NA+NB+NC)/N.
Ahora debemos saber cuantos habiles disponemos en el año que normalmente son 52 semanas o el equivalente a 260 dias, de eso debemos restar feriados digamos FER, nos queda que el total de dias disponibles es 260-FER.
Bien con eso en mente establecemos los ciclos para cada tipo de material, es decir cuantas veces al año contaremos cada tipo de material, por ejemplo para los tipo A; (NA/N)/(260-FER), para B (NB/N)/(260-FER) y C (NC/N)/(260-FER).
De acuerdo a ello resultara que los materiales que mas veces se contarán son los tipo A y B.
Aproximadamente el 70% de las veces se estará contando materiales tipo A, el 20% aproximadamente los B y el resto los C.
Es clave que al finalizar cada dia despues de cada conteo se establezca la exactitud del dia. Eso se calcula dividiendo el nro de codigos exactos entre el numero total de codigos *100%.
También es recomendable establecer un indicador de ajuste en dolares. Definiendo lo siguiente previamente:
- El faltante sera cuando la existencia en libros supere el fisico, se hace haciendo la resta del inventario en libros menos el fisico. Lo cual resultara algebraicamente en positivo siempre.
- El sobrante es al contrario, cuando el inventario en libros es menor al fisico. Se determina restando el inventario en libros menos el fisico, siendo el resultado siempre negativo.
La recomendación es que en unidades la exactitud supere el 99.3% y que el nivel de ajuste en dolares respecto al total del costo de los materiales contados en el dia, no supere el 0.5%. Tambien para evaluar el ajuste en dolares las Compañías fijan un monto anual, el cual dividido por 12, luego por 30, nos daria idea de cuanto es lo menos que podemos permitirnos ajustar por día.
Lo cierto pues es que haciendo esto diario y teniendo una disciplina de contar por familia, cuando se vaya a ejecutar un inventario general, muy seguro encontraremos pocas diferencias, entonces porque no abolir el conteo general que es muy costoso, tenemos que parar labores para ejecutarlo, además de evitar un costo altisimo de traer auditores costosos por varios dias a La Empresa.
Mas información en mi proxima entrega.
Saludos
Rafael Keller
Ing Industrial C.I.V 79611
