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miércoles, 30 de diciembre de 2015

Aun en pleno Siglo 21 Los Inventarios siguen siendo Tema

Como estan queridos lectores, seguidores, tenia tiempo que no escribía. Estuve 6 meses dedicado a entender conceptos de nutrición, mejorar mi estado físico para ganar energía y seguir haciendo las cosas con mejor disposición. El titulo aun en pleno Siglo 21 Los Inventarios siguen siendo Tema, sugiere que aun cuando ganamos terreno con altos avances tecnológicos: robotica, sistemas avanzados (SAP), radio frecuencia, códigos de barra en fin, aun la lucha por mantener paridad entre el registro de inventario y la existencia física real es tema de primera plana en las empresas, industrias, fabricas. Se han preguntado porque?, Porque si tenemos tantos avances el problema de control de inventario sigue estando en la palestra. Mis experiencias son estas: 1-La gente no hace las cosas como dicen las reglas.No registran cuando tienen que hacerlo, se equivocan eligiendo los archivos o registros específicos, aun teniendo todo en electrónico. 2-La constancia y disciplina en sumar esfuerzos para que un equipo de trabajo contribuya en una misma causa, cuantas veces he escuchado que por una persona que no presta un montacargas, que por tomar producto de una localidad indebida, después no se consiguen los productos en un pedido muy importante. 3-Al momento de recibir se guían por la factura del proveedor y como este rara vez se equivoca, ese día venia en la factura un ítem con otro código y entre los que reciben no preguntan y simplemente dicen "dale así vale no importa eso puede ser un cambio insignificante", le llega al capturador de la data y simplemente lo ingresa como diferencia y lo asigna a otro código. 4-Duplicidad en la descarga de un archivo electrónico que envió un proveedor. 5-Después de recibir no se hace una auditoria de lo recibido. 6-Durante la recepción no hay auditorias completas o parciales de lo recibido. Yo saque mis conclusiones de estos temas y otros más que me sorprenden aun cuando llevo 25 años en este fascinante e infinito tema. Mi forma de pensar en algún momento ha sido que con la llegada de la tecnología se acabarían los problemas, ya no mas diferencias, tranquilidad. No obstante ha sido lo contrario, en el sentido de que si bien es cierto se ha hecho mas fácil manejar inventario de mas de 25 mil artículos porque la respuesta de las tomas físicas es mas rápida, la complejidad de los problemas no ha desaparecido. Y muchos Jefes de Almacén, Gerentes, Operadores, Capturadores, preguntan porque siguen pasando las cosas y el tema se centra en algunos puntos que quiero resumir así: 1-Cuidado en lo que se hace. La gente se queda en la superficie de entender como afecta lo que hace en el resultado. 2-De lo anterior se sigue adosando que el problema de los inventarios es del personal de almacén. 3-Visión corta de ver el problema por el nuevo sistema (la computadora y los equipos) de manejo de inventario y no ver el sistema como un todo, donde el factor humano en toda su extensión es muy responsable de la diferencia. 4-Actitud reactiva vs actitud proactiva, lo vemos cuando la gente tiene dudas y no pregunta ante un registro no común o escribir y poner un numero que parece un garabato en lugar de esmerarse y escribir el 5 legible y no como una ese (s) que se confunde como un 6, ejemplo: se reciben 175 rodamientos y el receptor pone el numero que se interpreta como 176. En tanto el capturador ante la duda no pregunta y desde allí va el error. Son muchos casos mas, pero por razones de extensión y simplicidad lo detengo acá. El otro frente que explica la situación es que aun hay empresas en las cuales se prefiere hace 4 inventarios anuales en lugar de hacer inventarios cíclicos diarios. Las jornadas de hacer inventario globales implican reunir gran cantidad de gente por extensiones de tiempo de mas de 4 horas en jornadas plagadas de calor, gente que la noche anterior no entendiendo la importancia de la toma física llega trasnochada a contar y simplemente no cuenta con la profundidad debida y cuenta por contar (no importa el nivel de esa persona, puede ser empleado o de la nomina diaria). La experiencia dice que el nivel de error en los inventarios globales es altísimo, porque en un periodo de tiempo muy corto debes contar la totalidad de los materiales y en un brevisimo lapso de tiempo y con la presión altisima se deben ajustar las diferencias para volver a iniciar las labores regulares de recolección, preparación, despacho. De esto se desprende que a los días se empiezan a escuchar los comentarios muy negativos de la gente que te dicen "como es posible que estuvimos acá tanto día, horas, un equipo de gente y hoy las diferencias de inventario siguen y son las mismas que he reportado desde hace no se cuantos años, días, meses. No estoy exagerando porque las personas que hacen los comentarios van desde los operadores, montacarguistas, capturadores, analistas hasta el Gerente y el Director. No hay una solución definitiva a este problema o presentar una panacea es la salida excelsa, se trata de utilizar algo de nuestra lógica y cambiar la actitud. Por ejemplo luce adecuado pensar que si Ud revisa su carro todos los días, o si se ocupa de su hijo a diario se reducirán las sorpresas. Si a diario Ud se ocupa una porcion de su tiempo en algo, se va a hacer un experto de ese algo con el tiempo. Vealo en los deportistas, la repetitividad de su rutina los hace expertos en su tarea. Un deportista no se hace estrella acumulando toda su capacidad en dos dias, le lleva años, son ajustes, se cae, fracasa, corrige, modifica y se fortalece de su aprendizaje y de las experiencias del medio. Les pregunto que diferencia existiría entre eso y lo que nos compete en el tema de hoy "El Control de las Existencias". Piensa Ud que seguir haciendo inventarios globales y esperar a ver que pasa es mejor que revisar diario y tener lo que va a pasar hoy para que no nos afecte mañana. Lo dejo a su revisión y picardía. Todavía hay gente que aunque hace los conteos diarios sigue manteniendo los inventarios globales, los expertos que comparten conmigo el tema les preguntamos el porque. Las respuestas: 1-El conteo diario no es confiable, aun veo los mismos problemas. 2-Hacer los inventarios diarios pone la gente holgazán, porque después no quieren venir a hacer inventario global. 3-Siempre he hecho mis inventarios globales, me lo exige mi auditor, la corporación me lo pide. 4-No creo en que contando menos materiales se van a resolver los problemas. Nuestras experiencias han sido que corporaciones grandes como SC Johnson, Huawei, P&G, entre otras han tenido que decirles a sus auditores que los inventarios globales son un total fracaso, inclusive han mantenido los inventarios globales por años hasta que la misma corporación ha dicho que es una locura hacer inventarios globales una vez que al terminarlos pagar grandes sumas a los auditores externos, comida y paradas de planta los resultados no arrojan nada diferente de lo que se obtiene de los inventarios cíclicos. El cambio de pasar de hacer inventarios globales a inventarios cíclicos recomiendo que se haga gradualmente, antes de hacer el cambio lo mas apropiado es hacer un diagnóstico de como se hacen las cosas: 1-Como se cuenta. 2-Quienes cuentan. 3-Cuando cuentan. 4-Que hacen antes y después de contar. 5-Que productos y/o materiales cuentan. 6-Que hacen con los resultados después de los conteos. 7-Que evalúan con los resultados del conteo. Como pueden notar hay detalles detrás del control de los inventarios, contar y recontar no es un simple formalismo, el cual debe cumplirse para satisfacer a alguien o para cumplir con una norma establecida. El control del inventario en una organización que debe guardar para abastecer la demanda afecta los procesos de: venta, producción, despacho, y más allá afecta el capital de la empresa porque es un dinero que en lugar de haber sido invertido en mesas de dinero: cuentas de activos líquidos, acciones, otros negocios financieros ha sido destinado a venderlo o transformarlo para hacer productos y/o servicios para la comunidad. El inventario afecta a quien planifica las compras, al equipo que va a producir y al equipo que despacha, pero a su vez estas personas afectan el inventario porque en algún momento lo que ellos hacen sufre cambios que al no ser reportados a tiempo, con las características que se requiere y en las cantidades correctas, con los lotes necesarios, en fin esto sera la causa de diferencias que por muy pequeñas que se vean generaran inconvenientes tan grandes como perder un cliente. Perder un cliente puede ser tan traumático como enfermarse y no tener medicinas para curarse. Con esta reflexión dejo mi articulo para una próxima entrega: El inventario es responsabilidad de cada uno de los equipos y miembros de una empresa, no es solo el almacén quien debe dar la cara, TODOS deben poner su mejor esfuerzo para que el inventario sea 100% creíble. Espero sus comentarios, opiniones, criticas sobre mi articulo. Me pueden contactar por este mismo medio blogspot, mi correo personal es: rafaelsimonkeller@gmail.com, mi pin BBM 55E33768. Gracias